I ruoli dentro un'agenzia immobiliare

Acquisire

Chi porta gli immobili in portafoglio

La prima funzione consiste nel raccogliere incarichi: parlare con chi vende, valutare l'immobile, spiegare le condizioni, ottenere la firma del mandato. È la funzione che determina il portafoglio che vedrete in vetrina, e quindi quello che l'ufficio può davvero proporvi.

Chi svolge questa funzione conosce bene i motivi per cui gli immobili di una zona arrivano sul mercato. Se sta seguendo l'immobile che vi interessa, è la persona che può dirvi da quanto tempo è in vendita e se il prezzo è già stato modificato.

Mostrare

Chi accompagna le visite

La seconda funzione è l'accompagnamento. Richiede conoscenza dell'immobile, disponibilità di orario e capacità di rispondere a domande tecniche senza improvvisare. Un buon accompagnatore dice apertamente quando non sa una cosa e si impegna a verificarla.

È il momento in cui potete raccogliere più informazioni utili. Portate l'elenco di domande che trovate nella pagina su come si legge una lista di annunci e annotate le risposte sul posto: la memoria confonde gli appartamenti già dalla terza visita.

Trattare

Chi segue la negoziazione

Nelle strutture piccole le stesse persone coprono più funzioni, e va benissimo. La tabella serve a sapere che tipo di risposta state chiedendo, e quindi quanto tempo può servire per ottenerla.

Tenere i documenti

La funzione che si nota solo quando manca

La quarta funzione è amministrativa: fascicoli, copie, comunicazioni, appuntamenti, coordinamento con il notaio e con l'istituto. Non si vede mai, e quando funziona male si traduce in giorni persi e in una scadenza del preliminare che si avvicina.

Un indizio di buona organizzazione è la rapidità con cui vi arriva un documento richiesto. Se una planimetria richiede una settimana, aspettatevi la stessa velocità nelle fasi successive, quelle in cui il calendario è stretto: le trovate descritte nelle fasi del mutuo.

In pratica

Sapere con chi si sta parlando

Non serve conoscere organigrammi. Serve capire, in ogni conversazione, se avete davanti la persona che conosce l'immobile, quella che conosce le condizioni della vendita o quella che tiene i documenti. Rivolgere la domanda giusta alla funzione giusta è il modo più rapido per ottenere una risposta utile.

E quando una risposta non arriva, chiedete chi può darla. È una domanda educata, e risolve più situazioni di quante ne risolva insistere. Il quadro completo delle attività di un ufficio sta nella pagina sui servizi di un'agenzia.

Il tempo delle risposte

Ogni funzione ha la sua velocità

Una domanda sullo stato di un immobile ottiene risposta durante la visita. Una domanda sulle aspettative di chi vende richiede una telefonata. Una domanda su un documento richiede un accesso a un archivio, e quindi giorni. Sapere in quale categoria rientra la vostra domanda evita sia l'attesa ansiosa sia l'insistenza inutile.

Quando una risposta tarda oltre il ragionevole, chiedete quale passaggio la sta trattenendo. Nella maggior parte dei casi si scopre che manca un documento che qualcun altro deve procurare, e a quel punto la conversazione diventa operativa invece che generica.

Una nota

Persone, non organigrammi

Questa pagina descrive funzioni e non persone: non pubblichiamo nomi, non raccogliamo profili e non segnaliamo professionisti. Le funzioni si riconoscono dal tipo di risposta che una persona è in grado di dare, ed è l'unica cosa che serve sapere per rivolgere la domanda giusta.

Il modo di valutare un ufficio nel suo insieme, con elementi verificabili invece che impressioni, sta nella scheda sulle referenze di un'agenzia.

Chi vende

Le stesse funzioni, dall'altro lato

Chi affida un immobile incontra le stesse quattro funzioni in ordine inverso: prima l'acquisizione, che valuta e propone le condizioni, poi la segreteria che prepara il fascicolo, poi l'accompagnamento che mostra la casa, infine la trattativa che porta la proposta. Sapere quale funzione state incontrando aiuta anche qui a capire che tipo di risposta potete ottenere.

Il documento che regola tutto questo resta il mandato, con la sua durata e le attività comprese: le voci da leggere sono elencate nella pagina sui servizi di un'agenzia.